En un mundo donde las siglas y las herramientas de gestión empresarial abundan, el CRM puede parecer un acertijo. Pero no te preocupes, desmitifiquemos este concepto para que lo entiendas mejor.
Lo que es un CRM:
Lo primero que debes entender es que un CRM es tu herramienta para la relación con tus clientes y la gestión ventas de tu empresa. Definitivamente tu mejor aliado en tu proceso comercial ya que permitirá tener control sobre tus acciones comerciales desde los directivos hasta tus comerciales o vendedores, centralizando la información, aumentando la visibilidad de la gestión en todo el equipo y facilitando la toma de decisiones. A continuación ampliaremos estos puntos:
Una herramienta organizativa avanzada: Si manejas la base de datos de tus clientes en una hoja de cálculo seguramente te ha pasado que por error o defecto, pierdes completamente el acceso y quedas como turista en metrópolis desconocida: ¡perdido!, o aún peor que teniendo la hoja de cálculo se hace tan extensa que es imposible revisar todos los datos con facilidad. Hacia esto apunta la solución de un CRM, almacena la base de datos de tus clientes y prospectos, su información detallada, incluyendo sus datos de contacto, historial de compras y preferencias y te facilita su manipulación dependiendo la gestión de cada contacto. Esto te permite ofrecer un servicio más personalizado y eficiente.
Seguimiento de relaciones y comunicaciones: Un CRM rastrea todas las interacciones que has tenido con tus clientes, desde las llamadas y correos electrónicos hasta las reuniones y los mensajes de Whatsapp. Esta es vital para tener un control sobre la gestión que haces con cada cliente y sea visible para diferentes usuarios en tu equipo, permitiendo optimizar tu proceso y su efectividad. En otras palabras, no perder el hilo de las conversaciones y la gestión del día a día.
Automatización de tareas comerciales: Volviendo al ejemplo de la hoja de cálculo, ¿No te ha pasado, que realizar una primera llamada y te dice que lo vuelvas a contactar en un mes pero lo olvidas por completo? ¡Claro!, una hoja de cálculo no te va a generar una notificación para que te acuerdes. Ese es otro punto de un buen CRM puede automatizar tareas como el envío de correos electrónicos de seguimiento, recordatorios de citas y seguimiento de oportunidades de venta. Esto te ahorra tiempo y reduce errores humanos.
Análisis de datos y métricas: Los CRM ofrecen herramientas de análisis que te permiten medir el rendimiento de tus ventas y proyectarlas, a su vez analizar los datos de la gestión, las oportunidades por etapa de ventas y la calificación de tus clientes potenciales. Esto te ayudará a ver qué estrategias funcionan mejor y tomar decisiones basadas en datos.
Colaboración entre equipos: Los CRM también fomentan la colaboración entre diferentes departamentos de tu empresa. El equipo de ventas puede compartir información con el de marketing, lo que garantiza que todos estén en la misma página.
Lo que NO es un CRM:
Solo una lista de contactos: Si piensas que un CRM es simplemente una lista de contactos digital o un repositorio de una base de datos, estás subestimando su potencial. Un CRM no solo almacena información, sino que también la organiza y la hace accesible de manera inteligente.
Un software contable, de facturación e inventario: “Quiero que mi CRM sea un todo un todo en uno, desde ahí manejar las ventas, los proyectos, la contabilidad, el inventario y más”, esta solicitud la solemos recibir de muchos clientes. Sin embargo, el enfoque de un CRM es la gestión de ventas e inclusive algunas funcionalidades de marketing, por lo que no es bueno confundir funcionalidades y diferentes tipos de herramientas.
Cuando hablamos de un software contable, de facturación, inventario, gestión de proyectos y mucho más, podemos referirnos a un ERP, que es una herramienta muchísimo más robusta.
Una herramienta de email marketing: Es muy común confundir un CRM con una herramienta de email marketing debido a que ambas gestionan la base de datos de leads y clientes. Sin embargo mientras que una herramienta de email marketing busca gestionar y enviar campañas de emails masivos, promocionales y automatizaciones de marketing, el CRM (como lo hemos dicho anteriormente) gestiona la base de datos en función de la gestión comercial y las ventas.
Una solución mágica para los problemas empresariales: Aunque un CRM ayuda de una forma enorme a ordenar y tener control de tu proceso comercial no es per se la solución a todos tus problemas en tu proceso comercial. Para que tu CRM funcione correctamente es esencial que tu proceso comercial actúe como un relojito, todo su engranaje en el lugar correcto y en el tiempo exacto.
En resumen, un CRM es como un compañero confiable que te ayuda a gestionar tus relaciones con los clientes, automatizar tareas y tomar decisiones basadas en datos. No subestimes su poder ni lo veas como algo exclusivo para las grandes empresas. Aprovechar un CRM puede marcar la diferencia en el crecimiento de tu negocio.
